Ochrona danych osobowych kandydatów
1. WPROWADZENIE
2. DO JAKICH CELÓW PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
3. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?
4. KTO MA DOSTĘP DO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
5. JAK ZABEZPIECZONE SĄ TWOJE DANE OSOBOWE?
6. JAK MOŻESZ SKORZYSTAĆ Z PRAW DO OCHRONY POUFNOŚCI DANYCH?
7. JAK MOŻESZ WYCOFAĆ ZGODĘ?
8. JAK ZŁOŻYĆ SKARGĘ LUB ZGŁOSIĆ NARUSZENIE OCHRONY DANYCH?
9. JAK MOŻESZ SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?
1. WPROWADZENIE
Niniejsze zasady zachowania poufności dotyczą przetwarzania wszystkich danych osobowych przyszłych pracowników, przyszłych pracowników tymczasowych pracujących pod bezpośrednim nadzorem (np. niezależni wykonawcy lub stażyści), przyszłych menedżerów lub dyrektorów niewykonawczych naszej firmy lub przyszłych członków rady nadzorczej lub podobnego organu naszej firmy (osobno „kandydat”, „ty” i formy pochodne) w ramach rekrutacji przez firmę Nutreco N.V. z siedzibą pod adresem Stationsstraat 77, Amersfoort, Holandia, jak również wszelkie firmy pośrednio lub bezpośrednio należące do Nutreco lub kontrolowane przez Nutreco, z którymi utrzymujesz kontakt (dalej „nasza firma”, „my” i formy pochodne).
Nutreco N.V. i firma pośrednio lub bezpośrednio należąca do Nutreco lub kontrolowana przez Nutreco, z którą utrzymujesz kontakt, ponoszą odpowiedzialność za przetwarzanie twoich danych osobowych. W niniejszych zasadach opisujemy, kim jesteśmy, w jaki sposób i do jakich celów przetwarzamy twoje dane osobowe oraz załączamy wszelkie inne informacje, które mogą być dla ciebie istotne. W razie dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu, korzystając z informacji zamieszczonych na końcu niniejszych zasad.
Niniejsze zasady zachowania poufności obowiązują od 24 maja 2018 r. Ostatnie modyfikacje wprowadzono w dniu 24 maja 2018 r. Niniejsze zasady mogą z czasem ulec zmianie. Ich najnowsza wersja publikowana jest w naszej witrynie internetowej. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w trakcie kandydatury wystosujemy odpowiednie zawiadomienie.
2. DO JAKICH CELÓW PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe kandydatów do celów przeprowadzenia procedury rekrutacji i wyboru oraz zapewnienia wydajnego i skutecznego przebiegu procesu:
A. Komunikacja w sprawach zatrudnienia i podań o pracę
Jeżeli wykażesz zainteresowanie stanowiskiem w naszej firmie, będziemy przechowywać twoje dane osobowe w stosownych systemach rekrutacji. Wykorzystamy dane zgromadzone w naszych systemach do celów komunikacji i ustalenia, czy twoje kwalifikacje i profil spełniają wymagania
konkretnego stanowiska.
W związku z tym:
- Przetwarzamy twoje dane osobowe w oparciu o zgodę udzieloną podczas przekazywania danych;
- Przetwarzamy twoje dane do kontaktu, informacje związane z rekrutacją (np. CV, historię zatrudnienia, historię kształcenia itd.) oraz korespondencję z naszą firmą dotyczącą podań o pracę (z uwzględnieniem referencji).
B. Udzielanie odpowiedzi na pytania
Jeżeli nawiążesz z nami kontakt, wykorzystamy twoje dane osobowe do udzielenia odpowiedzi na pytanie (lub pytania).
W związku z tym:
- Przetwarzamy twoje dane osobowe w oparciu o udzieloną zgodę;
- Przetwarzamy twoje imię, nazwisko, dane do kontaktu i korespondencję z naszą firmą dotyczącą pytania, jak również wszelkie dane osobowe przekazane w związku z zadanym pytaniem (lub pytaniami).
C. Ocena i ewaluacja w trakcie procedury rekrutacji
W ramach procedury rekrutacji możemy dokonać przeglądu kompetencji (np. w formie oceny umiejętności).
W związku z tym:
- Przetwarzane twoje dane osobowe w oparciu o nasz uzasadniony interes w celu wybrania kompetentnych kandydatów spełniających wymogi konkretnego stanowiska w naszej firmie;
- Przetwarzamy (w odpowiednim zakresie) przekazane nam przez ciebie dane osobowe, uwagi osób oceniających dotyczące twoich umiejętności i kompetencji oraz wyniki testów oceniających.
D. Zawarcie umowy zatrudnienia
Jeżeli otrzymasz ofertę pracy w naszej firmie, będziemy przetwarzać twoje dane osobowe do przygotowania i przetworzenia umowy zatrudnienia. Wykorzystujemy twoje dane osobowe do zawarcia, realizacji i zakończenia umowy zatrudnienia. Następnie będziemy przechowywać twoje dane osobowe w naszych systemach zarządzania zasobami ludzkimi.
W związku z tym:
- Przetwarzamy twoje dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do zawarcia umowy zatrudnienia;
- Przetwarzamy (w wymaganym zakresie) twoje dane kontaktowe, informacje dotyczące daty urodzenia, płci, stanu cywilnego, narodowości, numeru ewidencyjno-podatkowego, informacje zawarte w dowodzie tożsamości lub paszporcie, oświadczenie o stanie zatrudnienia, informacje zawarte w izbie gospodarczej, dane dotyczące podatku VAT, informacje dotyczące rekrutacji (np. historię zatrudnienia lub historię kształcenia), dane dotyczące pracy i stanowiska, dane dotyczące pozwolenia na pracę, dostępność, warunki zatrudnienia, dane podatkowe, dane dotyczące wynagrodzenia i ubezpieczenia.
E. Serwisy społecznościowe, takie jak LinkedIn oraz inne publicznie dostępne witryny internetowe
Możemy gromadzić twoje dane osobowe pochodzące z publicznych profilów w serwisie LinkedIn, innych serwisów społecznościowych i innych publicznie dostępnych witryn internetowych, jeżeli zareagujesz na nasze inicjatywy związane z rekrutacją w takich serwisach społecznościowych lub witrynach internetowych lub jeżeli dokonasz rejestracji, korzystając ze zintegrowanych funkcji takich serwisów społecznościowych, serwisów rekrutacyjnych lub naszych witryn internetowych. Możemy również gromadzić twoje dane osobowe pochodzące z takich źródeł, jeżeli udostępnisz łącze do swojego profilu na dowolnej wspomnianej stronie w podaniu o pracę lub CV przesłanym wraz z podaniem o pracę.
Ponadto możemy uzyskać twoje dane do kontaktu z publicznie dostępnych źródeł, z uwzględnieniem treści udostępnianych przez ciebie w serwisie LinkedIn, innych serwisach społecznościowych lub podobnych stronach związanych z kwestiami zawodowymi do celów nawiązania kontaktu na potrzeby rekrutacji. Skontaktujemy się z tobą, jeżeli udostępnisz swoje dane do kontaktu naszej firmie do celów rekrutacji, oraz zapewnimy możliwość zwrócenia się o zaprzestanie kontaktu z naszej strony w celach związanych z twoim rozwojem zawodowym i usunięcie danych osobowych z naszych systemów.
W związku z tym:
- Przetwarzamy twoje dane osobowe w oparciu o nasz uzasadniony interes i w celu znalezienia odpowiednich kandydatów na stanowiska w naszej firmie;
- Przetwarzamy dane osobowe udostępnione przez ciebie na publicznych profilach w serwisie LinkedIn lub innych serwisach społecznościowych oraz korespondencję między tobą a naszymi rekruterami. Obejmuje to twoje imię i nazwisko, dane do kontaktu (jeżeli udostępniono), aktualne i poprzednie stanowiska, historię zatrudnienia, historię kształcenia, umiejętności, rekomendacje i CV, jeżeli jest udostępnione publicznie.
F. Ochrona istotnych interesów
Będziemy przetwarzać twoje dane osobowe, jeżeli będzie to niezbędne do ochrony twoich istotnych interesów. Sytuacja taka może wystąpić np. w razie niepełnosprawności fizycznej lub schorzeń, o których musimy wiedzieć, jeżeli odwiedzasz nasze obiekty.
W związku z tym:
- Przetwarzamy twoje dane osobowe do ochrony twoich istotnych interesów i będziemy przetwarzać twoje dane osobowe, jeżeli jest to wymagane do uniknięcia ryzyka obrażeń lub innej szkody dla zdrowia;
- Przetwarzamy (w wymaganym zakresie) twoje dane do kontaktu, dane do kontaktu osoby wskazanej w nagłych wypadkach, numer rejestracyjny pojazdu, lokalizację obiektu twojej firmy i przekazane nam odpowiednie dane na temat zdrowia.
G. Przesyłanie informacji o innych stanowiskach
Czasem nie możemy zaoferować ci odpowiedniego stanowiska. Jeżeli chcesz, możemy zachować informacje na twój temat w naszych systemach i skontaktować się z tobą w razie pojawienia się nowych stanowisk, które mogą cię zainteresować. Możemy również zaprosić cię do podjęcia czynności rekrutacyjnych lub przekazać informacje na temat możliwości zatrudnienia.
W związku z tym:
- Będziemy przetwarzać twoje dane osobowe w oparciu o udzieloną zgodę, jeżeli postanowisz zachować swoje informacje w naszych systemach;
- Przetwarzamy twoje dane do kontaktu (np. adres pocztowy lub adres e-mail), informacje przesłane w ramach poprzednich podań o pracę (np. CV) i podsumowanie wyników uzyskanych w toku poprzednich podań o pracę.
3. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Zasadniczo nasza firma będzie przechowywać dane kandydatów wyłącznie przez okres wymagany do realizacji odpowiedniego celu biznesowego w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do spełnienia wymogów obowiązującego prawa lub w jakim jest to zalecane w kontekście obowiązujących przepisów o przedawnieniu.
Bezzwłocznie po zakończeniu odpowiedniego okresu przechowywania nastąpi:
(i) Bezpieczne usunięcie lub zniszczenie danych; lub
(ii) Anonimizacja danych; lub
(iii) Przeniesienie danych do archiwum (chyba że jest to zabronione przez prawo lub obowiązujący harmonogram archiwizacji dokumentacji).
4. KTO MA DOSTĘP DO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Dostęp do twoich danych osobowych w naszej firmie
Pracownicy zaangażowani w odpowiednią procedurę rekrutacji mogą mieć dostęp do twoich danych osobowych, ale wyłącznie w zakresie wymaganym do realizacji określonych zadań. Pracownicy ci to np. rekruterzy, członkowie działu kadr i odpowiedni menedżer.
Twoje dane osobowe mogą być uzyskiwane przez inne właściwe działy w naszej firmie, takie jak dział informatyczny, dział prawny czy dział ds. zgodności z przepisami, ale wyłącznie w zakresie wymaganym do realizacji określonych zadań.
W niektórych przypadkach twoje dane osobowe mogą zostać przesłane do kraju, który nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych. Jednakże nasza firma podjęła kroki w celu zapewnienia, że twoje dane osobowe będą odpowiednio chronione przez wiążące zasady
obowiązujące w całej grupie, do której należy nasza firma.
Dostęp do danych osobowych przez strony trzecie
Następujące rodzaje stron trzecich mogą mieć dostęp do twoich danych osobowych, jeżeli jest to wymagane do dostarczenia produktów lub usług naszej firmie: agencje zatrudnienia, agencje sprawdzające pracowników, centra oceny i dostawcy usług informatycznych.
Jeżeli osobom trzecim udzielany jest dostęp do twoich danych osobowych, nasza firma podejmie wymagane umowne, techniczne i organizacyjne kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania uzgodnionego z naszą firmą. Strony trzecie będą przetwarzały twoje dane osobowe wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem.
Jeżeli dane osobowe są przesyłane osobie trzeciej w kraju, który nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, podejmiemy kroki w celu zapewnienia, że dane są odpowiednio chronione, np. stosując wobec odbiorców standardowe klauzule umowne UE.
W innych przypadkach twoje dane osobowe nie będą dostarczane osobom trzecim, chyba że będzie to wymagane przez prawo.
5. JAK ZABEZPIECZONE SĄ TWOJE DANE OSOBOWE?
Naszym zdaniem i w oparciu o przeprowadzoną ocenę ryzyka podjęliśmy odpowiednie środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Nasza ocena uwzględnia ryzyko przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, przypadkowej utraty, uszkodzenia, modyfikacji, nieautoryzowanego ujawnienia lub dostępu i inne formy niezgodnego z prawem przetwarzania danych (w tym między innymi niepotrzebnego gromadzenia) lub dalszego przetwarzania.
6. JAK MOŻESZ SKORZYSTAĆ Z PRAW DO OCHRONY POUFNOŚCI DANYCH?
Masz prawo zażądać dostępu do swoich danych osobowych lub wglądu w swoje dane osobowe. W niektórych okolicznościach możesz również zażądać sprostowania i/lub usunięcia danych osobowych. Ponadto może przysługiwać ci prawo do zażądania ograniczenia przetwarzania twoich danych osobowych, sprzeciwienia się przetwarzaniu i przeniesienia danych.
Aby skorzystać z praw do ochrony poufności danych, prosimy o kontakt, korzystając z informacji zawartych na końcu niniejszych zasad zachowania poufności. Należy pamiętać, że możemy zwrócić się z prośbą o dodatkowe dane w celu potwierdzenia tożsamości.
7. JAK MOŻESZ WYCOFAĆ ZGODĘ?
W dowolnej chwili możesz wycofać udzieloną przez siebie zgodę. Należy pamiętać, że wycofanie nie ma mocy wstecznej i jest możliwe wyłącznie, jeżeli wcześniej udzielono stosownej zgody. Aby wycofać zgodę, prosimy o kontakt, korzystając z informacji zawartych na końcu niniejszych zasad
zachowania poufności.
8. JAK ZŁOŻYĆ SKARGĘ LUB ZGŁOSIĆ NARUSZENIE OCHRONY DANYCH?
Jeżeli chcesz zgłosić skargę w związku z wykorzystaniem twoich danych osobowych przez naszą firmę lub jeżeli uzyskasz informację o naruszeniu ochrony danych przez naszą firmę, możesz zgłosić skargę lub naruszenie ochrony danych, korzystając z informacji zawartych na końcu niniejszych zasad. Oprócz zgłoszenia skargi w naszej firmie możesz również wnieść skargę do lokalnego organu nadzorującego ochronę danych.
9. JAK MOŻESZ SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?
W razie pytań dotyczących przetwarzania przez nas twoich danych osobowych prosimy, aby w pierwszej kolejności zapoznać się z niniejszymi zasadami. Dodatkowe pytania, uwagi, pochwały lub skargi można przesyłać do specjalisty ds. ochrony danych osobowych w naszej firmie na adres rodo@trouwnutrition.com.